Evènements africains 2022 du Scoutisme à Kinshasa

Célébration de la Journée Africaine 2022 du Scoutisme - 9ème Forum Africain du Scoutisme

18ème Conférence Africaine du Scoutisme

                    Recrutement des volontaires membres de l'Equipe technique

                    Pour l'organisation des 3 événements : 

                    L'Equipe nationale de la Fédération des Scouts de la République Démocratique du Congo est enthousiaste de lancer le recrutement des volontaires compétents pour l'organisation de trois grands événements internationaux : La célébration de la Journée Africaine du Scoutisme 2021, le 9ème Forum Africain des Jeunes ainsi que la 18ème Conférence Africaine du Scoutisme qui se tiendront à Kinshasa.

                    Les candidats retenus après traitement seront invités à participer à des réunions en commission et à réaliser des travaux de conception, planification et/ou réalisation avant, pendant et après les événements selon les besoins.

                    Critères généraux

                    Exceptées les critères spécifiques aux profiles attendus, tous les candidats doivent :

                    1. > Etre capable de s'exprimer en Français écrit et parlé (la connaissance de l'anglais ou les langues nationales est un avantage),

                    2. > Etre capable de manipuler des interfaces utilisateurs informatiques (Utiliser un smart phone, un ordinateur portable ou de bureau ; Naviguer sur Internet, ...)

                    3. > Disposez, durant toute la période de préparation, de mise en oeuvre et évaluation des tâches du projet : d'un compte email, d'un compte whatsapp

                    4. > Disposer de matériels pour les réunions par Internet (Logiciels comme Zoom, Team, ...)

                    5. > Etre capable de concevoir, réaliser et produire un rapport d'activité

                    6. > Etre compétent à réaliser une tâche dans le cadre de la commission de travail de son choix

                    7. > Etre capable de travailler seul et en groupe

                    8. > Etre disponible et capable de prendre en charge ses propres déplacements locaux (dans la même ville) et télécommunication pour  participer aux travaux

                    9. > Etre de résidence à Kinshasa pour certaines commissions.

                    10. > Les candidats ne sont pas obligés d'être scouts

                    Engagement

                    Les candidats retenus s'engagent à :

                    • Donner le temps nécessaire aux travaux personnels et de groupe durant la période de préparation, réalisation et évaluation des trois événements

                    • Prendre en charge le coût de leurs vies y compris les transports locaux (dans la même ville), communication, restauration durant toute la période précitée.

                    • Suivre la formation à l'abris de la maltraitance, réussir le test en ligne

                    • Respecter les dispositions politiques, juridiques, procédurales de la Fédération des Scouts de la RDC

                    PS : La tenue de ces deux événements à Kinshasa, est prévue pour le début du deuxième trimestre de 2022. Le Comité africain du Scoutisme se prononcera prochainement pour fixer les dates exactes de la tenue notamment en prenant en compte les nouvelles dispositions sécuritaires face au COVID-19.

                    Intéressé, prière de remplir le formulaire ci-dessous (2 à 5 minutes), d'attacher votre CV et de le soumettre. 

                    Odoo • Texte et Image
                    Liste des commissions disponibles et attributions
                    1. Secrétariat technique
                    Compilation de la liste des Délégués
                    Compilation de liste et citation de différentes distinctions et récompenses
                    Préparation du rapport de la 17ème Conférence africaine
                    Rapporteurs de la Conférence
                    Préparation de bulletins de vote, formulaire de procuration, urne…
                    Demander des copies de discours des Invités clés ; traduction
                    Rédaction de Discours clés
                    Toute autre tâche demandée par les 5 Comités
                    2. Programme
                    Préparation du Projet d’Ordre du jour de la Conférence
                    Développement/Révision de Règles de procédure
                    Identification de différents Ateliers et Animateurs
                    Identification d’Orateurs principaux (Key note)
                    Préparation du Plan triennal 2022 – 2025
                    Préparation du Rapport 2018 – 2021
                    Préparation du formulaire d’évaluation de la Conférence
                    3. Communication
                    Préparation des formulaires d’inscription
                    Préparation du paquet de la Conférence : dossiers, banderoles, T-shirts, flash disc…
                    Conception du logo de l’événement
                    Image de marque : documents ; matériel de promotion
                    Conception de Banderoles et autres matériels de promotion
                    Production des bulletins
                    Développement et gestion de la Plateforme « Médias sociaux » de la Conférence
                    Confection d’un kit d’information pour les participants
                    S’assurer que le kit de dossiers, des banderoles, de T-shirts sont prêts/ à venir
                    4. Finances
                    Préparation du Budget final de la Conférence et du plan de gestion
                    Développement d’une stratégie de financement et cartographie des sources de financement
                    5. Accueil
                    Préparation des Horaires d’arrivées / Départs aux fins de transferts aéroport
                    Billetterie pour l’Equipe régional (Comité Régional et Staff)
                    Préparation des Scripts de Conférence
                    Organisation du Plan d’accueil de l’aéroport, y compris les horaires de transfert de l’aéroport
                    Confection de desk pour l’accueil à l’aéroport
                    Consolidation des options d’hébergement disponibles
                    Attribution des Chambres aux Invités, faciliter les enregistrements départs des Invités, les contacts avec les hôtels (si nécessaires)
                    Préparer la signalisation (panneaux) pour la direction aux lieux avec les étiquettes des noms /pays
                    Suivi avec lieu sûr de détail de l’hébergement ; de repas/service de restauration : buffet, collation ; thés, internet (tâche commune avec le Commission logistique)
                    6. Logistique
                    Acquisition du matériel de papèterie et d’impression : imprimante, copieur, ...
                    Identification de besoins TIC : Ordinateurs, projecteurs, rallonge, câblage, …
                    Compilation de la liste matériel nécessaire : projecteur, flash disc, micros, ...
                    Préparation de bulletins de vote, urnes, … (avec Commission secrétariat technique)
                    Papèterie : tableaux à feuilles mobiles, power back up(alimentation électrique, attribution des salles, …
                    Exposition, espace d’exposition des banderoles dans les salles de réunion, l
                    Lieu et téléphones dans la salle
                    7. Relations internationales
                    Avis d’émission et de consolidation des offres des OSNs : JAS, 20è CAS, 10è FAS
                    Compilation de la liste « Rentrées à la Maison »
                    Suivi du Plan de délivrance des visas
                    Préparer une liste d’invités avec les dates d’arrivées/de départ
                    8. Relations publiques
                    Mise en place de l’Equipe de traduction et d’interprétation
                    Rappeler/Confirmer avec les invités clés
                    Conception de Banderoles et autres matériels de promotion (avec la Communication)
                    Suivi du plan de délivrance de visas (avec Relations internationales)
                    Etablir des partenariats et de réseaux pertinents pour soutenir l’évènement – Gouvernement, questions de visas, ressources, …
                    Invitation des partenaires présélectionnés à la Conférence
                    Identification des besoins du partenariat et soutien et soutien de leur participation à la Conférence
                    9. Protection et Sécurité
                    Développement des consignes de sécurité évènementielle
                    Rédaction de code conduite évènementiel
                    Rédaction du plan de gestion des risques évènementiels
                    10. Shop national
                    Diversification et production des articles scouts
                    Préparation de récompenses, distinctions et cadeaux
                    Préparation de la liste pour l’exposition de matériaux/publication
                    11. Forum scout africain de jeunes (tâches à identifier et cfr Conférence)
                    12. Journée africaine du scoutisme (tâches à identifier)